書類管理

朝日エティックではお客様の大切な書類の保管・管理を代行します。

エティックテクノ東京

エティックテクノ東京
(埼玉県八潮市)

書庫

書庫

書庫

書庫 
※国土交通省 倉庫業登録 登録第6067号

特徴

01.安全な保管場所で災害リスクを低減

火災や自然災害に強い施設と設備で、
2008年の営業倉庫開業以来、
信頼と実績を積み重ねております。

特徴

火災に強い

建物は2007年竣工の3階建て鉄骨造、外壁は耐火構造です。万が一の火災などによる焼失リスクも減らすことができます。

水害に強い

書庫の場所は地上高9m以上のフロアにありますので水害によるリスクも少なく安心です。

地震に強い

書庫キャビネットは耐震補強を施しているので地震による倒壊からの書類破損リスクも抑えることができて安心です。

大容量

キャビネットはサイズW880×D400×H1850mmを200台以上(※2021年4月現在)ご用意してありますので、まずはプランをご相談ください。

02.管理状況が見える書類図書の管理

専門のスタッフが管理を行い、
お客様の作業を省力化いたします。

特徴

データベース管理

お預かりした書類はファイルにまとめ専用キャビネットに保管します。店舗毎などで分類し、専用データベースに登録するため管理状況は一目瞭然です。
書類の種別や保管量がデータとして見えるため、書類を探す時間を削減できます。

PDFによる閲覧

保管した書類をPDF形式でスキャンするオプションもご用意しておりますので、お客様のPCでクラウドにアクセスし、閲覧共有することができます。スキャンできる書類は最大A0サイズ(841mm × 1189mm)まで対応可能です。

03.貸出や返却の運用をすべて代行

簡単な手続きで書類の出し入れが可能。
未返却も防ぎます。

特徴

簡単な依頼で即発送

いざ書類がお手元に必要となった場合には、メールまたはお電話でご依頼をいただくだけで必要な書類をお客様の元へすぐに発送いたします。

未返却防止

「貸出」「返却」の状態をシステム上で常に管理しているため、貸出し状況が明確です。長期間にわたり書類の返却が滞っている場合には、お客様に代わって貸出先へお問合せをいたします。

データ送付対応

書類原本ではなく、部分的に書類が必要な場合には、スキャンしたデータをPDF形式でメール送付することも可能です。

お客様のご希望に沿った運用が可能です。
相談やお見積り依頼、資料請求をご希望の方は、お気軽にお電話・メールからご連絡ください。

資格証明書

資格証明書

『国土交通省 倉庫業登録 登録第6067号』

国土交通省へ倉庫業登録を行っておりますので、耐火性能や防火性能など厳しい施設設備基準をクリアした書庫となっております。
また倉庫管理主任者による適切な管理の下、お客様の貴重な書類をお預かり運用しております。

運用フローの例

  • 1

    お預かり

    搬出のお手伝いも承ります。

  • 2

    リスト作成

    お預かり書類をリスト化いたします。

  • 3

    保管

    書類キャビネットにて大切にお預かりします。

  • 4

    貸し出し

    ご指定先へ発送いたします。

    ※PDF形式データでの出庫も可能、また書類図書をクラウドで閲覧共有することも可能です。

  • 5

    返却

    貸出書類が返却されるまで確認をいたします。

  • 6

    再入庫

    返却書類の状態を確認し、再入庫いたします。

よくあるご質問

  • Qどのような書類サイズまで預かってもらえるのでしょうか?

    A専用キャビネットの有効寸法W830×D340×H1757mmの中に納まれば、基本的に大丈夫です。
    A0やA1サイズの図面ファイルでもお預かりいたします。またファイルに入れたCD-RやDVDなどの媒体も保管することが可能です。
    ※CD-RやDVD等の電子記憶媒体は、経年劣化によって読み込み出来なくなる恐れがありますので、事前に必ずデータのバックアップをお取りください。

  • Q預けたい書類が大量にあります、事務所まで書類を取りにきていただけるのでしょうか?

    Aはい、ご依頼をいただければ専門のスタッフが立ち合い、お客様の事務所から書類搬出のお手伝いも可能です。

  • Q書類を取り寄せたい場合、どのくらいの日数で出荷していただけるのでしょうか?

    A通常、平日の午前中にご依頼をいただければ、当日集荷の宅配便で発送をいたします。
    PDF化した書類図書データをEメールにてお送りすることも可能です。
    ※Eメールの送受信には容量制限がございますので、データ量は10MB以下を想定してください。

  • Q書類が貸出中の場合、貸出し先への催促は行っていただけるのでしょうか?

    Aお客様との契約に基づいて、貸出し先への確認連絡を行うことも可能です。

  • QPDFスキャンした書類は、PCやスマートフォンなどでどこからでも見ることは可能でしょうか?

    Aクラウド上で管理いたしますので、必要なアプリをインストールしていただき閲覧可能になります。

  • Q書類が無くなったり、盗難にあったりしないか心配です

    A書庫への入室は関係者以外立ち入り禁止であり、入室監視WEBカメラ設置と施錠管理を行っております。

  • Q管理している間に大切な書類が傷んだりしないか心配です

    A書庫は、自然光の侵入によっての影響が及ばない無窓構造になっており、空調は24時間稼働させて、併せて除湿加湿にも配慮し、季節による急な温湿度の変化によって書類の劣化速度に著しい影響が及ばないように管理しております。