膨大な書類の保管・管理を任せたい

申請書類や工事図面等書類の保管場所や運用に関して課題はありませんか？

年々増える保管が必要な書類。段ボールに入れられた状態で倉庫に保管されている。
そもそも書類が倉庫に保管されているか把握ができず、かなりの時間をかけて存在するかどうかわからない書類を探す必要がある。書類のリスト管理やデータ化に取り組みたいが、書類が膨大になりすぎて手が付けられない。

• 課題
  保管場所の確保

  施設の新設や工事が発生する度に保管義務のある書類が増え続けるため、オフィス内に書類の保管場所を確保することが困難になっている。

  解決策
  

  倉庫業の認定を受けている防災・防犯対策の整った倉庫で厳重に保管しますので、お客様のオフィスに書類保管用のスペースを確保する必要はありません。

• 課題
  保管方法

  事業所や担当者毎に保管方法が属人化しているため、担当者の異動に伴う引き継ぎで運用方法が変わり、重要な書類の保管場所がわからなくなる。

  解決策
  

  お預かりした書類は店舗等の分類毎に保管し、専用のデータベースにて管理状況の可視化を行うことで書類の一元管理が可能となります。 追加書類をお預かりする場合は、都度送付いただければ倉庫でまとめ管理します。

• 課題
  貸出や返却の運用

  貸出や返却に関して厳格に運用ができていないため、長期間返却されない書類も散見され紛失してしまうリスクを否定できない。

  解決策
  

  データベースによる貸出・返却のステータスを管理・運用を行っているため、紛失リスクが無くなります。また、返却が滞っている書類はお客様のご要望期間に合わせて催促いたします。 書類の取り出しが必要になった際は、メールまたはお電話でご依頼をいただき発送いたします。部分的にPDFで必要な場合はスキャンデータをメールで送付させていただきます。